Drie soorten training belangrijk voor EPD / ECD implementaties

Enorm traject met veel organisatie aanpassingen

De implementatie van een elektronisch patiënten dossier of EPD bij ziekenhuizen of een elektronisch cliënten dossier in de ouderen- of gehandicaptenzorg is een enorm traject met veel veranderingen. Niet alleen de software maar ook processen veranderen soms ingrijpend en soms wordt het gecombineerd met reorganisaties of fusies. Dit alles in samenhang is voor gebruikers een mega aanpassing die vaak op één moment actief wordt. Het is dus niet gek dat er na invoering regelmatig berichten in de media verschijnen dat de operatie bij de organisatie vertraagd is doordat de leercurve nog niet voldoende doorlopen is.

De eerste gedachte gaat uit naar traditionele training

Voor training van gebruikers wordt traditionele training (klassikaal) als eerste gezien. Dit is een rijke, persoonlijke en interactieve manier van trainen. Grote voordelen maar helaas ook grote nadelen. Een dure, enorme logistieke operatie die zo dicht mogelijk op de migratie moet plaatsvinden. En helaas onthouden mensen van deze trainingen maar heel weinig, nog maar 10% binnen twee weken is geen uitzondering.

Als tweede wordt E-learning ingezet

Om een aantal nadelen hiervan op te vangen wordt vaak met e-learning gewerkt. Met een realistische Online Software Training kan in elk geval de software goed worden getraind en vaak ook het bijbehorende proces. E-learning is altijd beschikbaar dus ook net voor- en nog lang na de migratie. Gebruikers volgen het wanneer het hun uitkomt en kiezen ook zelf hun snelheid en het aantal herhalingen. Ook voor verloop of onboarding is e-learning een belangrijke trainingsvorm. Zowel klassikaal als E-learing zijn vormen van formele training.

Performance Support is nog onbekend

De derde belangrijke trainingsvorm voor het EPD/ECD is Performance Support. Dit is veel meer een vorm van in de praktijk leren op de werkplek. Het ondersteund de gebruiker na de livegang net als een collega die naast de gebruiker staat en vertelt wat die moet doen maar dan in digitale vorm. Van hulp bij verkeerde invoer in een bepaald veld tot een complete wizard die de gebruiker door een proces begeleidt. Hierdoor is hulp van een collega niet meer nodig en ontstaat veel minder oponthoud bij de werkzaamheden. Deze trainingsvorm is sterk in opkomst.

Synergie door blended learning

De term blended learning wil zeggen dat de verschillende soorten genoemde trainingen worden gemixt om in samenhang tot het beste eindresultaat te komen. Voor elk te trainen onderdeel wordt hierbij bekeken hoe deze het best in de totale training past en met welke trainingsvorm. Zo kan een zo effectief en efficiënt mogelijke training worden aangeboden. Dit scheelt soms enorm in doorlooptijd en in kosten. En gebruikers worden zo optimaal begeleid voor én na de migratie. In een artikel uit 2012 van Bob Mosher en Conrad Gottfredson is dit uitgelegd in bovenstaande figuur met de effecten van elk van deze vormen. De klassikale of traditionele training (rood) is een goede start maar de kennis vervalt heel snel. Performance Support vult dit in de praktijk aan (groen) om zo snel mogelijk volledige competent te zijn in de werksituatie (grijs). E-learning ondersteund of vervangt grotendeels klassikale training vooraf en kan Performance Support achteraf ondersteunen.

Er zijn “five moments of need” voor training voor softwaregebruikers

Er zijn globaal vijf soorten momenten waarop een gebruiker behoefte heeft aan training of support. Bij de eerste twee is er behoefte aan formele training. Dit is vooral bij:

1. iets nieuws doen
2. als er meer moet worden geleerd

Bij de andere drie is een vorm van directe support of werkplek leren nodig. Dit is als:

3. iemand iets voor de eerste keer in de praktijk moet uitvoeren
4. er problemen optreden of
5. iets op een andere manier dan voorheen moet worden uitgevoerd

Duidelijk hieruit wordt dus dat vooraf aan een grootschalige software implementatie formele training niet voldoende is en dat dit het best direct kan worden aangevuld met een vorm van Performance Support.

Hulp juist nog lang na het project

Tijdens een dergelijk project ligt vaak de focus geheel op het project en de migratie. Maar uiteindelijk is natuurlijk het gebruik van de software en processen de jaren erop waar het om gaat. Tijdens deze gehele periode zullen er aanpassingen zijn. Of de aanleiding nu nieuwe of aangepaste modules bij wetgevings- of organisatiewijzigingen zijn of onboarding of verloop bij het personeel. Bij al deze wijzigingen is een vorm van training noodzakelijk. Hier is de nieuwste trainingsvorm Performance Support een grote ondersteuning voor de gebruikers.