Werken jouw gebruikers optimaal met de bedrijfssoftware?
Als bedrijfsbrede software wordt ingevoerd worden over het algemeen daarvoor de gebruikers stevig getraind. Je wil natuurlijk dat gebruikers de software optimaal gebruiken en daarmee maximaal effectief zijn. Bedrijfssoftware wordt vaak voor jaren geïmplementeerd dus bij matig gebruik ervan kunnen grote kosten ontstaan die niet direct zichtbaar zijn. Daarnaast kunnen bij matig gebruik diverse kwaliteitsproblemen ontstaan waardoor de processen flink worden gefrustreerd en er nog veel meer kosten zullen ontstaan. Ook deze kosten worden vaak maar beperkt herkend. Om nog maar niet te spreken over problemen die daardoor klanten of andere stakeholders kunnen ervaren.
Traditionele training zakt snel weg
Hoewel de meeste training bij invoering van de software zal voldoen, is na verloop van tijd veel kennis weggezakt. Vooral traditionele trainingen in het klaslokaal zorgen vaak voor veel kennisverval (tot 65% al na twee dagen). Als veel medewerkers voor livegang moeten worden getraind is het ook onmogelijk dit net voor de migratie te doen. Dan is dus bij de livegang nog maar een beperkte kennis aanwezig. En kennis up-to-date houden is door veranderingen in de organisatie of door personele veranderingen na verloop van tijd heel lastig. Daarom is in veel organisaties deze situatie verre van optimaal. Zeker als er niet een proces voor is ingeregeld met de juiste inzet en middelen.
Twee oplossingen
Een goede oplossing voor deze problemen is het bijtrainen van gebruikers na livegang. Twee relatief nieuwe maar heel effectieve manieren om gebruikers dan te trainen zijn microlearning en performance support.
Microlearning als softwaretraining
Bij microlearning worden de gebruikers getraind door heel korte trainingen. Volgens een onderzoek is een gemiddelde professional in staat maximaal 5 minuten ergens focus voor te hebben op een werkdag. Deze microlearning trainingen duren daarom ongeveer 3-5 minuten. Door de korte duur is een gebruiker zo in staat om tussen de werkzaamheden door de training te volgen. Het concept is heel sterk om kennis te verbeteren en goed gedrag te stimuleren.
Microlearning werkt daarom supergoed voor softwaregebruikers. De training kan bestaan uit verschillende soorten content die geheel op zich staan. Je kunt zo dus meteen de hotspots in de organisatie aanpakken. Ook kunnen in de vorm van een campagne over langere tijd meer samenhangende problemen worden aangepakt. Zo kan de gebruiker steeds nieuwe content gepubliceerd krijgen.
Performance Support als softwaretraining
Ook performance support is een relatief nieuwe maar bijzonder krachtige trainingsoptie. Hierbij wordt de juiste hulp voor gebruikers zo dicht mogelijk bij de gebruiker gebracht tijdens het werk. Zodoende heeft een gebruiker bij werken met software altijd op het moment dat dit nodig is precies de juiste informatie bij de hand. Daardoor loopt de gebruiker niet vast en blijft productief. Verantwoordelijk hiervoor is een zg. EPSS (embedded performance support systeem). Het is software die de bedrijfsapplicaties aanvult. Het bijzondere is dat het geïntegreerd in de bedrijfssoftware zijn werk doet. Voor de gebruiker is de bedrijfssoftware zo in staat direct ondersteuning te bieden als dat gewenst is.
Overeenkomsten en verschillen
De twee methoden hebben overlappingen of zijn nauw aan elkaar verbonden. Enerzijds zou een performance support systeem de korte trainingen van microlearning aan gebruikers kunnen aanbieden. De gebruikers krijgen dan precies op het moment dat ze een handeling doen, de daarbij horende content gepresenteerd. Anderzijds zijn de korte en directe hulpschermen van performance support al een vorm van microlearning. Sterker; als microlearning interessant lijkt is een performance support systeem waarschijnlijk een ideale manier om microlearning bij gebruikers onder de aandacht te brengen. Het verschil tussen de twee methoden zit er echter in dat microlearning vaak als training wordt ontwikkeld om mensen voor te bereiden op de werkzaamheden. Performance Support zorgt dat gebruikers nauwelijks nog vertragingen in de werkzaamheden hebben met leren op het moment dat het nodig is.
De twee belangrijkste oplossingen
Er kunnen natuurlijk nog meer oorzaken zijn waarom de adaptie van software beperkt is. Ik geef hier vanuit leren en ontwikkelen slechts twee van de opties die het meest in de belangstelling staan. Deze twee nieuwe vormen van training voor softwaregebruik moeten de meeste organisaties nog ontdekken. In vervolgartikelen zal ik op deze twee leervormen binnenkort uitgebreid terug komen. Heb je graag meer informatie hierover of wil je concrete vragen stellen? Dan neem contact met mij op en beantwoord ik die uiteraard graag.
Wil je op regelmatige basis nuttige en belangrijke informatie ontvangen over online trainingen voor software of performance support voor software? Dan schrijf je hieronder in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Je kunt je altijd weer gemakkelijk uitschrijven als je de informatie niet meer wil ontvangen.
Geef een reactie